Día de las secretarias y secretarios realmente.

¿Es día de las secretarias solamente? 

El 26 de abril, se celebra el Día de las Secretarias. Hombres y mujeres en todas partes del mundo trabajan como secretarias o secretarios. Son ayudantes ejecutivos que deben conocer las técnicas de oficina, sin embargo sus funciones son tan diversas, que en realidad deben saber un poco de todo. Unas de las virtudes principales de una buena secretaria es la organización, vocación de servicio y la responsabilidad.

Entre sus funciones básicas está tomar dictados, digitación, organizar archivos, concertar entrevistas, recibir llamadas telefónicas, así como atender a visitantes o clientes entre otras. Las secretarias deben manejar equipos modernos, tales como fotocopiadoras, fax, computadoras, escáner, entre otras. Existen varios tipos de secretarias entre los cuales están: la secretaria legal, técnica, educacional y bilingüe. Las secretarias deben mantenerse en capacitación continúa para lograr actualizar sus conocimientos.

Otras definiciones.

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria y no de secretario.

Secretario puede referirse, entre otros significados, a una profesión o a un cargo público.

Secretario, asistente o auxiliar administrativo.

La profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

·                    Recepción de documentos.

·                    Atender llamadas telefónicas.

·                    Atender visitas.

·                    Archivo de documentos.

·                    Cálculos elementales.

·                    Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

·                    Estar al día de la tramitación de expedientes.

·                    Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

·                    Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.

·                    Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando porordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

·                    Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Centros de trabajos.

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. 

¿Cuáles son las funciones de un secretario como asistente de un gerente?

Las funciones de Secretario pueden incluir varias tareas administrativas, tales como contestar el teléfono, escribir, archivar, abrir el correo y hacer café. Un secretario que sirve como asistente de un gerente tiene funciones similares. Sin embargo, esta especie de secretario reporta directamente al director (a diferencia de todos los demás en la empresa) y colabora con el gerente de varias maneras para hacer su trabajo más fácil, así como mantener organizada la oficina.

¿Puede decirse que es desigualdad y diferencialismo laboral reconocer solamente algunos empleados y no a otros que también se lo merecen?

!Pues si! debido a que todos los empleados son merecedores de que se les reconozca de igual manera que a los demás y ser también parte de los incentivos que conlleven el puesto que desempeña en sus respectivas áreas, dependiendo con el entusiasmo, dedicación y empeño en que se desenvuelva, ya sea en el sector público o privado. Reconocer a los empleados preferidos por el departamento  de recursos humanos o algún jefe en particular, constituye una falta grave ya que el mismo incita a un ambiente de egocentrismo y de superioridad dentro del área laboral, dejando como consecuencia un mal ambiente y falta de armonía que a corto, mediano o largo plazo crea mal compañerismo y caos laboral.

Un buen encargado o jefe en grupo vela siempre por la armonía, la valoración y reconocimiento de cada uno de sus empleados sin distinción de raza, color, religión etc. Siempre está a la disposición de ayudar e incentivar para un mejor funcionamiento y equilibrio laboral, respetando y conociendo sus derechos y los del empleado.

Hoy en día la República Dominicana y varios países, sufren de este mal que aqueja incesantemente  a muchos ciudadanos los cuales son víctima de la partidocracia, la inequidad, la desigualdad y un diferencialismo  atropellante convirtiéndose esto a menudo en un flagelo que afecta tanto a nuestra  isla como a otras sociedades del mundo. Razón por la cual hay que luchar por la falta de esto valores y dejar atrás la mala práctica y teoría del patito lindo y el patito feo.